Los ingresos pueden ser por venta, cobro de deudas o préstamos, entre otros, mientras que los egresos pueden ser por pago de facturas, alquiler de local u oficina , impuestos, sueldos, préstamos o servicios, compra de materia prima, etc.
Cuando el flujo neto de la empresa es positivo significa que las entradas han sido mayores que las salidas.
Con ese resultado la compañía puede buscar nuevas inversiones, pagar compromisos financieros pendientes y plantear metas hacia el crecimiento.
Por el contrario, si es negativo podemos determinar que los egresos están por encima de los ingresos.
En este caso, se deben buscar acciones para detener lo más pronto posible el déficit y recuperar el flujo de efectivo.
Tener a mano toda la información con claridad garantiza que la empresa crezca con bases sólidas y evita caer en crisis por la falta de previsiones correctas.
Tipos de flujo de caja
El flujo de caja se puede dividir en tres tipos:
Operativo
Muestra todas las entradas y salidas de dinero en efectivo de la empresa relacionadas con su actividad comercial. Por ello, incluye lo que entra por ventas y lo que sale por pago a proveedores.
De inversión
Refleja los ingresos y egresos por las inversiones realizadas en un periodo específico. Pueden incluir, por ejemplo, productos financieros y compra de bienes inmuebles e inmovilizado.
Financiero
Este tipo es generado por la emisión de acciones o deuda, así como los gastos derivados por el pago de dividendos a los accionistas en un periodo de tiempo.
Para qué sirve el flujo de caja
Este indicador es importante porque permite conocer la solvencia y liquidez real. Así, se puede determinar la capacidad de pago y la salud financiera de la empresa.
Lo más importante es que determinar el flujo de efectivo ayudará a identificar el camino que debe seguir la empresa a corto, medio y largo plazo.
Recuerda que la compañía se puede enfrentar a una difícil situación si pierde la capacidad de cumplir con sus obligaciones.
Por lo que tener un control de las finanzas ayuda a tomar decisiones de manera racional y consciente del estado financiero real.
Cuando se tiene transparencia en la salud financiera de la empresa se podrán lograr las metas planteadas o cambiar el rumbo si es necesario.
El resultado negativo del flujo de efectivo no es el fin de la empresa, pero si determina que se deben hacer correctivos para subsanar rápidamente esa situación.
Incluso, hay compañías con altas ventas, mayores a sus gastos, pero en las que pueden haber desfases de tiempo considerables entre la venta y la recepción del pago.
Con el transcurso del tiempo, esta situación puede generar una falta de solvencia que lleve a la empresa a la quiebra.
Conocer el estado financiero no solo evita riesgos, también ayuda a identificar oportunidades de inversión y adquisición de herramientas que potencien la capacidad de la compañía en producción o en los servicios que se presten.
¿Qué decisiones podemos tomar con este indicador?
Con esa información clave podemos tomar decisiones importantes para la empresa como:
Determinar cuánta mercadería se puede comprar, ya que se sabrá cuánto dinero disponible tiene la empresa.
Si se puede comprar al contado o se debe solicitar un crédito. Muchas veces hay que recurrir a otros ingresos cuando hay un déficit en el flujo de efectivo.
Saber si se debe cobrar al contado o se puede dar un crédito.
Conocer si la empresa puede pagar sus deudas o necesita un refinanciamiento por parte de los proveedores.
Evaluar la búsqueda de productos de inversión con algún excedente de dinero o realizar mejoras a la infraestructura, mobiliario o equipos de empresa.
También se pueden anticipar periodos de aumento de ganancias o de pérdidas, principalmente cuando son empresas atadas a temporadas.
Cómo calcular el flujo de caja
Si ya conoces qué es el flujo de caja, es necesario que sepas también cómo calcularlo.
Para ello, debes tener toda la información de ingresos y egresos de la empresa.
Una vez que tengas todos los datos, debes iniciar su organización para no dejar ninguna arista por fuera.
Aquí te explicamos cómo hacer un flujo de caja:
Establece el periodo a analizar
Con estos podrás determinar la información que debes ubicar y analizar de acuerdo a tus necesidades.
El análisis puede ser mensual, trimestral o semestral, siempre basándose en lo que requieras proyectar.
Define el saldo inicial
Para que el resultado final sea cualitativo y pueda mostrar el estatus real de la empresa, es indispensable compararlo con un saldo inicial.
Este monto será el estado de liquidez anterior al rango de periodo que se quiera analizar.Este paso requiere que la información contable de los libros esté actualizada.
Identifica las entradas y salidas de dinero
En el área que determines para los ingresos puedes colocar las ventas, las cuentas por cobrar, los préstamos y el crédito fiscal.
Por otra parte, separa todos los egresos como cuentas por pagar, gastos administrativos, gastos de ventas y pago de impuestos.
Debes incluir no sólo los egresos fijos sino también los extraordinarios que se hayan suscitado.
Para recopilar esta información puedes solicitar los libros contables y crear una planilla que contenga los datos. Algunos de ellos son:
Fondos movidos por las operaciones
Recibidos de los clientes.
Pago a los proveedores.
Pago de honorarios y salarios.
Pago de arriendo de oficina o local.
Pago de intereses e impuestos.
Fondos movidos en actividades de inversión
Compra de activo fijo.
Venta de activo fijo.
Fondos movidos en actividades de financiamiento.
Financiamiento de terceros (Préstamos).
Financiamiento de los dueños (Aportes de capital y retiros).
Hay herramientas automatizadas que te permiten tener toda la información a mano de una manera rápida y al día.
Llena las columnas
Cuando tengas identificadas todos los datos de los ingresos y egresos debes incorporar la información en las columnas que correspondan para totalizar.
El resultado entre ellos será el saldo del periodo establecido, es decir, la liquidez de la empresa.
Ese saldo final puede ser comparado con el saldo inicial para conocer con precisión la disponibilidad de efectivo y la salud financiera de la empresa
También se puede proyectar con el fin de identificar posibles beneficios en el futuro y el estado de la rentabilidad.
Recomendaciones importantes que debes tomar en cuenta
Para que el análisis sea preciso se debe tener a mano toda la información de cobros y pagos en el periodo determinado.
Esa información debe estar muy bien organizada para tener una fotografía real de la salud financiera de la empresa.
Si se realizarán gastos extraordinarios, como la compra de algún equipo, se deben realizar estimaciones incluyendo ese nuevo egreso.
Los datos arrojados por esa proyección darán una idea del impacto que tendrá ese gasto en las finanzas de la empresa.
Así, se puede evaluar la pertinencia del egreso o los cambios que se deban hacer para disminuir el efecto.
Por otra parte, es indispensable tener en cuenta y bajo control el desfase que existe entre la venta y el ingreso del pago.
En el caso de los pagos a proveedores, es necesario tener una buena comunicación para establecer los plazos de pago tomando en cuenta la capacidad de nuestra caja.
Esto permitirá cumplir puntualmente con obligaciones y mantener un alto grado de confianza para futuras negociaciones.
Cómo mantener un flujo positivo
Toda empresa quiere mantener un flujo positivo y óptimo para el normal funcionamiento de sus operaciones.
Para ello, es recomendable realizar proyecciones mensuales que ayuden a cumplir las metas planteadas.
También, una práctica muy útil es previsionar y provisionar, es decir, prepararse para el pago de un gasto futuro.
La previsión es cuando se va a hacer un gasto en el futuro, pero no se conoce con exactitud cuándo ni cuánto será, sólo se usan aproximaciones.
Por el contrario, la provisión es cuando se tienen los detalles de cuándo y cuánto se va a gastar.
Esta práctica ayuda a preparar con anticipación un fondo para ese egreso y evitar un impacto a la caja.
Por otra parte, se deben tener en cuenta situaciones positivas y negativas con el fin de estar preparados para cualquier contingencia.
Tener un análisis previo ayudará a tomar decisiones anticipadas y ajustadas a la realidad, según el escenario que se enfrente.
Concretamente, tener claras las posibles situaciones futuras permite mantener la estabilidad de empresa y alcanzar las metas definidas.
Cómo controlar el déficit de caja de la empresa
Cuando hay más egresos que ingresos en la empresa se produce un déficit, lo que no causa estragos financieros en todos los niveles y enfrenta a la empresa a un escenario complejo.
Ante esta situación, puede comenzar a incumplir con los compromisos contraídos con proveedores, con el pago de servicios o hasta con los salarios de los empleados.
Si no se toman los correctivos a tiempo la empresa puede llegar a la quiebra.
Por ello, hay algunas medidas que se pueden tomar para reducir el déficit y salvar la empresa si no hay liquidez.
Optar por el crédito
Si no se tiene liquidez se puede recurrir a una entidad financiera para solicitar créditos o préstamos.
Una opción rápida, principalmente cuando se tienen que realizar pagos de servicios, es el uso de tarjetas de crédito para mantener el flujo de efectivo, obteniendo, además, los beneficios por su uso.
En Neat tu empresa podrá pagar con tarjeta de crédito servicios, arriendos y otros compromisos, para evitar intereses por morosidad.
Además, el uso regular de tarjetas de crédito permite tener un buen control de los egresos a través de los estados de cuenta.
Analizar los pagos
Se debe controlar y tener al día los plazos de los pagos a proveedores, servicios públicos, alquileres, entre otros.
Los retrasos o equivocaciones pueden generar variaciones en los flujos de caja de las empresas.
En caso de ser necesario, se puede renegociar con los proveedores una mejora en el contrato que se ajuste a la realidad de la empresa.
Lo importante es el cumplimiento de los plazos pautados para evitar retrasos que puedan causar estragos en la relación.
Adelantarse a los problemas
Mantenerse informado de las variaciones del mercado y problemas que puedan generarse permite prever eventualidades.
Un fondo de emergencia también permitirá solventar problemas gastos inesperados sin dar un golpe a la caja.
Mantener la liquidez es vital para cualquier empresa pero no siempre es posible.
Por ello, en Neat tienes una opción rápida y eficiente para mantener tus compromisos al día utilizando las tarjetas de crédito y evitar problemas.
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